Паперової книги обліку доходів, яку колись купували, прошнуровували й реєстрували в податковій, більше немає. У Податковому кодексі сьогодні написано інше: перша, друга і третя група без ПДВ ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Типова форма лишилася тільки для третьої групи з ПДВ. А ФОП на загальній системі ведуть облік доходів і витрат, причому в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
Це означає, що закон вимагає результат, а не бланк: суму доходу за кожен місяць, яку ви зможете показати при перевірці. Форму носія кодекс не встановлює — зошит, таблиця в телефоні чи файл однаково законні. Вимоги «зареєструвати», «прошнурувати» чи «пронумерувати сторінки» в чинній нормі немає.
Що саме змінилося
Норма про облік у спрощенців живе в пункті 296.1 Податкового кодексу, і зараз вона виглядає так: платники єдиного податку першої і другої груп, а також третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Другий абзац того самого пункту робить виняток: платники третьої групи з ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та в порядку, що встановлені центральним органом виконавчої влади у сфері фінансової політики. Цей абзац викладено в редакції Закону № 1914-IX від 30 листопада 2021 року — саме тоді конструкція набула теперішнього вигляду.
Звідси й непорозуміння: тисячі підприємців досі шукають, де купити книгу й як її зареєструвати, хоча вимоги немає вже кілька років.
Чотири різні ситуації
| Хто ви | Що ведете | У якій формі |
|---|---|---|
| 1 і 2 група | тільки доходи, помісячно | довільна |
| 3 група без ПДВ | тільки доходи, помісячно | довільна |
| 3 група з ПДВ | доходи і витрати | типова форма |
| Загальна система | доходи, витрати, документи про походження товару | папір або електронно |
Загальна система: там вимог більше
Для ФОП на загальній системі кодекс формулює обов’язок ширше: вони зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Тобто самого запису про суму замало — потрібні первинні документи, які показують, звідки товар узявся.
Носій при цьому вільний: облік може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет. Окреме правило для аграріїв: доходи й витрати від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції ведуться окремо від решти діяльності.
Скасували книгу, а не відповідальність
Тут головна пастка. Довільна форма обліку не означає, що можна нічого не зберігати. Стаття 121 кодексу карає за незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів і за ненадання їх контролюючому органу під час перевірки: штраф 1 020 гривень, а за те саме порушення повторно протягом року — 2 040 гривень.
Строк зберігання для документів, на які не поширюються спеціальні правила, — 1 095 днів, і рахують його від дня подання звітності, для складення якої ці документи використовувалися.
Практичний висновок. Найризикованіший варіант — зрозуміти «книги немає» як «обліку немає». Запис про дохід за кожен місяць і папка з документами за три роки коштують нуль гривень; їх відсутність під час перевірки коштує тисячу за перший раз і дві за другий.
Часті запитання
Чи треба реєструвати книгу обліку в податковій?
Ні. Чинна норма говорить про облік у довільній формі з помісячним відображенням доходів і не містить вимог про реєстрацію, прошнуровування чи нумерацію сторінок.
Чи можна вести облік у телефоні або в таблиці?
Так. Для спрощенців форма довільна, а для загальної системи кодекс прямо дозволяє паперовий та/або електронний вигляд, у тому числі через електронний кабінет.
Чи треба записувати кожну продажу окремо?
Норма вимагає помісячного відображення отриманих доходів, тобто суми за місяць. Це мінімум; детальніший облік ви можете вести для себе, і при перевірці він тільки допоможе.
Чи потрібно вести облік витрат на єдиному податку?
Для першої, другої та третьої групи без ПДВ норма говорить лише про доходи. Витрати з’являються в третій групі з ПДВ — там облік доходів і витрат ведеться за типовою формою.
Джерела
- Податковий кодекс України: пункт 296.1 статті 296 (облік у спрощенців, редакція за Законом № 1914-IX від 30.11.2021), пункт 177.10 статті 177 (облік на загальній системі), пункт 121.1 статті 121 (штрафи 1 020 і 2 040 грн), підпункт 44.3.3 пункту 44.3 статті 44 (строк зберігання 1 095 днів).
- Податки ФОП — скільки платить кожна група у 2026 році.
- Власна справа — як зареєструвати ФОП за одну добу.